Datenschutz
für Bewerber

Informationen der Fachstelle Freiwilligendienste im Bistum Limburg zur Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten

Wir nehmen den Schutz eurer/Ihrer personenbezogenen Daten seit jeher sehr ernst. Wir verpflichten uns, bei der Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten die Privatsphäre zu schützen.

Seit Mai 2018 werden mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) neue Maßstäbe für den Datenschutz innerhalb der Europäischen Union festgesetzt, die in Deutschland in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) umgesetzt wurden.

Diese Regelungen wurden im Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), auf dessen Grundlage wir handeln, übernommen und teilweise noch verschärft.

Mit diesem Papier kommen wir der Verpflichtung aus den §§ 15+16 des KDG nach, und haben die wichtigsten Informationen über die Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten zusammengefasst.

Also, worum geht es? Hier die wichtigsten Fragen und Antworten:

• Wer ist zuständig und verantwortlich?
• Welche Daten erheben wir?
• Wie werden die Daten erhoben, verarbeitet und geschützt?
• Warum und wofür werden die Daten gebraucht?
• Wer arbeitet mit den Daten?
• An wen müssen wir Ihre/deine Daten weitergeben und warum?
• Wie werden die Daten gespeichert und wie lange?
• Welche Rechte bzgl. Ihrer/deiner Daten haben Sie/hast du/?

1. Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer/eurer personenbezogenen Daten:

Bischöfliches Ordinariat Limburg
Roßmarkt 4
65549 Limburg an der Lahn

Vertreten durch den Generalvikar
Herr Wolfgang Pax

Betriebliche Datenschutzbeauftragte:
Dr. Matthias Lachenmann, E-Mail: datenschutzbeauftragte(at)bistumlimburg.de

In dringenden Fällen telefonischer Kontakt über:
Stephanie Schardt, Tel: 06431 295-202

Datenschutzstelle für die (Erz-) Bistümer Freiburg, Fulda, Limburg, Mainz, Rottenburg-Stuttgart, Speyer und Trier

Leiterin der Datenschutzstelle und Diözesan-Datenschutzbeauftragte:
Ursula Becker-Rathmair, Tel: 069  800871-8815, E-Mail: u.becker-rathmair(at)kdsz-ffm.de 

2. Welche Daten erheben wir?

Wir benötigen Daten, damit der Freiwilligendienst ordnungsgemäß durchgeführt werden kann und wir die Freiwilligen gut durch ihren Dienst begleiten können. Manche Angabe ist in diesem Zusammenhang verpflichtend, manche freiwillig. Es gelten also der gesetzlichen Rahmen oder Ihre/deine Zustimmung. Ihre/deine Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden.

Verpflichtend anzugebende Daten:

• Name, Vorname und Geschlecht
• Anschrift mit Bundesland
• Telefon und E-Mailadresse
• Geburtsdatum, Geburtsort und Staatsangehörigkeit
• Konfession
• Bankverbindung
• Wurde schon ein Freiwilligendienst geleistet?
• derzeitige Tätigkeit bzw. angestrebter Schulabschluss
• gewünschter Dienstbeginn und Dienstdauer
• gewünschte Einsatzstelle bzw. Art des Dienstes

Bei Personen unter 18

• Kontaktdaten der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten

Bei Personen aus dem Ausland

• Aufenthaltsstatus
• Deutschkenntnisse

Freiwillig anzugebende Daten

• Krankheiten oder Verpflichtungen, die den Dienst oder die Teilnahme an Bildungskursen einschränken
• tabellarischer Lebenslauf

3. So verarbeiten wir Ihre/deine Daten!

Sie/du reichst uns die Daten Online oder in Papierform ein. Wir arbeiten derzeit mit dem speziell für Freiwilligendienste erstellten Datenverarbeitungsprogramm Sodys der Firma TD Software.Systems GmbH. Diese hat mit uns eine Datenschutzvereinbarung unterschrieben, dass sie die Daten der Freiwilligen nur für uns verarbeitet und sie nicht an Dritte weitergibt.

4. Nutzung/Verarbeitung Ihrer/eurer personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung Ihrer/eurer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies für die Wahrung der berechtigten Interessen der Fachstelle Freiwilligendienste (§6 (1) Buchst. G KDG) erforderlich ist. Die Organisation eines Freiwilligendienstes beinhaltet für uns einige Verwaltungsaufgaben, wir haben aber auch den Anspruch, die Freiwilligen in ihrer Einsatzstelle und bei den Bildungskursen zu begleiten. 

Gründe, wofür wir die Daten nutzen, sind also unter anderem:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens für einen Freiwilligendienst, also die Vorprüfung, ob die gesetzlichen und persönlichen Voraussetzungen für einen Freiwilligendienst erfüllt sind, z. B. Alter, Erfüllung der Schulpflicht, Deutschkenntnisse
• Zuordnung der Bewerber*innen zu Einsatzstellen unter Berücksichtigung Ihrer/deiner Wünsche
• Erstellung von Freiwilligenvereinbarungen im FSJ, BFD und in den Internationalen Freiwilligendiensten

• Erstellung eines Freiwilligenausweises (Die Daten werden an Bundesamt für Familie und Zivilgesellschaftliche Aufgaben  zur Erstellung weitergeleitet)  oder von Bescheinigungen über den Freiwilligendienst 

• Auszahlung von Taschengeld, Verpflegungskostenzuschuss, Fahrtkosten etc.
• Erstellung eines Freiwilligenausweises oder von Bescheinigungen über den Freiwilligendienst
• in Kontakt mit Ihnen/dir sein zu können, zum Informationsaustausch
• ordnungsgemäßen Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Bildungsarbeit, incl. z.B. der Zuordnung der Freiwilligen zu den Bildungsgruppen und dem Versand der Einladung
• Einsparung von Fahrt- und Portokosten unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und damit verbundenen Erleichterungen für die Freiwilligen (z.B. Bildung von Fahrgemeinschaften)
• Einholung von Angeboten und letztlich die Buchung von Unterkünften, Fahr- und Eintrittskarten im Zusammenhang mit der Bildungsarbeit
• Beantragung und die Genehmigung von öffentlichen Geldern zur Durchführung des Dienstes (Bundes- und Landeszuschüsse auf Basis der gültigen Gesetze und Verordnungen), und um den Anforderungen unserer Zuschussgeber nachzukommen (Verwendungsnachweise, Statistiken etc.)
• Rechnungslegung an unsere Einsatzstellen

• Versand eines Newsletters zu aktuellen Informationen im Freiwilligendienst

Daneben ist uns ein Freiwilligendienst in Vielfalt wichtig. Das heißt für uns, Freiwillige haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse (z.B. aufgrund von Verpflichtungen, Krankheit, Einschränkungen usw.). Deswegen ist es gut, wenn wir und die Honorarkräfte, die Sie/euch auf den Bildungskursen begleiten, diese auch kennen. Um auf diese besonderen Bedürfnisse gut vorbereitet zu sein, haben wir ein entsprechendes Konzept erarbeitet.

5. Diese Personen haben Zugriff auf Ihre/deine Daten!

Zugriff auf Ihre/deine Daten haben nur die Mitarbeiter*innen der FaFDi, die natürlich auch der Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind.

6. Dorthin müssen wir notwendige Daten weitergeben!

• Einsatzstellen
• Der Fachstelle übergeordnete Stellen (Dezernat Kinder, Jugend und Familie, Bischöfliches Ordinariat Limburg) für interne Verwaltungszwecke (z.B. Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Vertragsabwicklung, Korrespondenz, Auswertung, Betreuung)
• Zuschussgeber, aufgrund der Regularien
• Honorarkräfte
• Bahn/Unterkünfte/Busunternehmen/Bildungshäuser etc.

Bei Freiwilligen, die ihren Dienst im Ausland leisten zusätzlich

• Unsere Partner und deren Einsatzstellen
• Unser Koordinator in Sambia

Bei Freiwilligen aus unseren Partnerländern im Rahmen des Exchange-Programms zusätzlich

• Eure Gastfamilien

7. Löschung der Daten

Sollte nach einer Bewerbung bei uns keine Vereinbarung über einen Freiwilligendienst zustande kommen, löschen wir Ihre/eure Daten spätestens sechs Monate nach dem geplanten Dienstbeginn, ansonsten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Verschwiegenheit ist uns wichtig!

Noch Fragen

Bei Fragen ist es sinnvoll, sich direkt an den Leiter der Fachstelle Freiwilligendienste zu wenden, Sebastian Frei, E-Mail: s.frei(at)bistumlimburg.de oder telefonisch unter der Nummer 06433 887-68.

Gerne stellt er auf Wunsch auch das komplette Verzeichnis zur Datenverarbeitung zur Verfügung.